W każdej firmie powinny obowiązywać zasady savoir vivre. Nie są one w żaden sposób jakoś ściśle określone i nałożone na pracowników pod groźbą kary, ale każdy we własnym zakresie powinien się do tych zasad stosować. Zasady te określane bywają zasadami dobrego wychowania.
Savoir vivre stał się w biznesie prawie tak bardzo przydatny, jak wiedza oraz inteligencja pracowników. Dobre wychowanie pracowników bardzo dobrze świadczy o firmie, a co za tym idzie – kształtuje jej pozytywny wizerunek wśród społeczeństwa.
Poniżej przedstawione są podstawowe zasady savoir vivre w pracy
– Przedstawiając się podaj imię, nazwisko, stanowisko
Zasady savoir vivre w pracy mówią, że jako pracownik, powinieneś przedstawić się bardzo dokładnie, tak by nie było wątpliwości co do Twojego imienia, nazwiska i stanowiska. To ostatnie jest często pomijane, a to duży błąd. Dlaczego? Ponieważ osoba, z którą prowadzisz rozmowy musi wiedzieć, jakie masz uprawnienia i możliwości, a tym samym – co może Ci powiedzieć i jakie tematy poruszyć.
– Stanowisko pracy
Utrzymuj biurko i jego otoczenia w czystości. Sterty papierów, nieumyte kubki i walające się przybory do pisania nie wyglądają estetycznie. Bałagan może drażnić innych współpracowników, którzy dzielą z tobą pokój, a już na pewno odstraszy klientów, których będziesz przyjmować przy takim biurku.
– Jedzenie w pracy
Jeśli w firmie są wyznaczone godziny na lunch, to należy ich przestrzegać.
Jedz w specjalnie przeznaczonym na ten cel pokoju, w pobliskiej restauracji lub barze. Jeżeli nie masz czasu lub funduszy, aby zjeść posiłek poza firmą, a w twoim biurze nie ma specjalnego pomieszczenia do spożywania posiłków i musisz jeść przy biurku, to – zanim to zrobisz – zapytaj innych, czy nie będzie im to przeszkadzało. Aby nie powtarzać tego pytania każdego dnia, najlepiej jeśli od razu ustalicie ze współpracownikami czy dopuszczacie taką możliwość. Jeśli przynosisz jedzenie do pracy, to staraj się unikać posiłków, które mają intensywny zapach. Nie wolno jeść w obecności klientów, gości czy przełożonych.
– Rozmowy telefoniczne
Jeśli korzystasz z telefonu komórkowego, po przyjściu do pracy ścisz jego dzwonek albo przełącz na wibracje. Melodyjki w telefonach mogą irytować innych współpracowników. Jeżeli zamierzasz odbyć przez telefon komórkowy rozmowę prywatną, to najlepiej będzie jeśli wyjdziesz z pokoju, aby nie przeszkadzać innym współpracownikom. Głośne mówienie do słuchawki i gromki śmiech może rozpraszać. Dobry wizerunek opiera się na niepopełnianiu gaf, a jedną z nich jest właśnie telefon przeszkadzający w ważnych sprawach.
Jeżeli twoja praca polega na przeprowadzaniu dużej ilości rozmów telefonicznych, to przed odejściem od biurka włącz w telefonie automatyczną sekretarkę. Nie proś innych, aby pod twoją nieobecność obierali telefon, bo to dodatkowe zajęcie mogłoby im utrudnić pracę.
Jeśli współpracownik rozmawia przez telefon, a ty chcesz mu coś powiedzieć, to nie przeszkadzaj mu – poczekaj aż skończy rozmowę.
– Powitania
Nikt nie jest lepszy ani gorszy od innych, ale organizacje działają wg określonych hierarchii, tak jak zawsze działo się to w każdej grupie społecznej. Jedni panują nad drugimi i trzeba mieć tego świadomość, gdy będziemy w sytuacji wymagającej dobrego wychowania. To część zasady savoir vivre w pracy. Szacunek i odpowiednia postawa wobec ludzi wyższych stopniem jest sprawdzonym i skutecznym systemem zarządzania.
Podczas powitania obowiązują następujące zasady:
– mężczyzna kłania się kobiecie,
– osoba młodsza osobie starszej,
– pracownik przełożonemu, – w większym towarzystwie witanie zaczynamy od szefa,
– idący stojącemu,
– pojedyncza osoba grupie,
– osoba wchodząca osobie schodzącej,
– idąca szybciej idącej wolniej,
– osoba wchodząca, osobom będącym w pomieszczeniu.
Co do podawania ręki, to należy podporządkować się zasadzie, że ważniejszy podaje rękę pierwszy, i to bez względu na płeć. Dyrektor mężczyzna pierwszy podaje rękę kobiecie, sprzątaczce itp. W przypadku osób równej rangi pierwsza wyciąga rękę kobieta; pierwszy wyciąga rękę gospodarz w stosunku do swoich gości.
Należy zwrócić uwagę na to, aby rękę podawać z szacunkiem, patrząc w oczy witanej osobie. Nie wolno podawać ręki nad stołem czy biurkiem. Ważne, aby w momencie podania ręki delikatnie uścisnąć rękę drugiego człowieka. Ręka w momencie podania powinna być świeża i czysta.
Czy wstawać z krzesła, gdy do pokoju wchodzi szef lub interesant
Gdy do pokoju wchodzi szef lub ważny klient, a my nie rozmawiamy z nikim przez telefon, wówczas należy wstać z krzesła i przywitać się.
Wyjątkiem są takie stanowiska, gdy interesantów jest dużo i wchodzą jeden po drugim, czyli sytuacje, gdy zbyt częste wstawanie mogłoby zdezorganizować pracę.
Generalna zasada w życiu i w pracy jest taka: traktuj ludzi tak jakbyś chciał, aby oni ciebie traktowali.
I tak:
– uśmiechaj się – uśmiech często rozładowuje złe emocje,
– bądź pomocny – pod warunkiem, że nie dajesz się wykorzystywać, a twoja pomoc może ułatwić pracę innym,
– nie czytaj notatek, które leżą na cudzym biurku – to samo dotyczy cudzej korespondencji,
– nie wczytuj się w to co inni mają na monitorze komputera,
– szanuj innych,
– nie mów zbyt głośno zwłaszcza, jeśli może to przeszkadzać innym w pracy,
– bądź dyskretny, ludzie cenią sobie osoby, które nadmiernie nie interesują się prywatnym życiem innych,
– nie spóźniaj się, jeżeli spóźnienie jest duże, to zadzwoń wcześniej do biura i uprzedź o swoim późniejszym przybyciu do pracy,
– nie narzucaj innym swoich upodobań.
Pomimo przywiązywania uwagi do dobrych manier, we współczesnym świecie coraz częściej o nich zapominamy, a przecież zasady nie zostały ustalone by przeszkadzać nam w życiu, a mają sprawić by żyło nam się łatwiej i przyjemniej. Stanowią one dużą pomoc zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym oraz pozwalają na swobodne zachowanie w każdej sytuacji.